Il libro unico del lavoro (LUL) è un libro che sostituisce il libro paga, il libro matricola e tutti gli altri libri obbligatori che le aziende con dipendenti, erano tenute a redigere in materia di paghe e stipendi. Ha la funzione di riepilogare per ogni singolo lavoratore lo stato del proprio rapporto di lavoro con l’azienda.
Possiamo affermare che i soggetti interessati dal libro unico del lavoro sono tutti i datori di lavoro privati di ogni settore mentre sono esclusi i datori di lavoro domestico e la pubblica amministrazione. Il libro unico del lavoro va a sostituire totalmente i vecchi:
- libro paga
- libro matricola
- libretto personale di controllo
- registro dell’azienda
Nel LUL, il libro unico del lavoro devono essere riportati il cognome e nome del dipendente, il suo codice fiscale, la qualifica ed il livello, la retribuzione base, l’anzianità di servizio, la posizione assicurativa, i rimborsi spese, trattenute, detrazioni ed assegni familiari. Nel libro unico del lavoro dovrà essere specificato inoltre il calendario delle presenze con numero ore di lavoro ordinario, numero ore di lavoro straordinario, assenze, ferie e permessi.
La stampa del LUL, deve avvenire attraverso sistemi meccanografici o laser dietro autorizzazione da parte dell’Inail. In alternativa è possibile l’utilizzo di supporti magnetici senza obbligo di numerazione a seguito di un’ apposita comunicazione alla direzione provinciale del lavoro. Le registrazioni sul libro unico del lavoro vengono eseguite una volta al mese (entro il giorno 16) e può essere gestito esternamente all’azienda affidandosi ad un consulente.
La soluzione di cui intendo parlare oggi è la possibilità di effettuare l’archiviazione del libro unico del lavoro su supporti ottici invece che su carta con notevole risparmio di tempo e di spazio (il libro unico del lavoro và conservato per 5 anni) effettuando una vera conservazione sostitutiva come avviene per i documenti fiscali. La procedura Teamsystem ARCHIVIA è perfettamente integrata con il software PAGHE della stessa software house e quindi una buona soluzione per tutti i consulenti del lavoro che utilizzano il software Teamsystem e che intendono procedere all’archiviazione del LUL.
Dalla procedura PAGHE Teamsystem è possibile procedere, attraverso opportuno comando, alla generazione dei cedolini con presenze in formato pdf da importare successivamente in ARCHIVIA. I cedolini verranno automaticamente inseriti nell’archivio del libro unico attraverso la funzione di “Autospool” ed una volta importati saranno firmati digitalmente dal consulente.
Terminata l’archiviazione del LUL, si può procedere alla conservazione sostitutiva che verrà effettuata in base alla normativa in vigore e che esonera il consulente dalla stampa cartacea del libro unico del lavoro. La conservazione viene effettuata utilizzando il comando “Archimaster” che prevede la funzione “Masterizza Libro Unico del Lavoro” e che provvede a predisporre i cedolini con presenze del mese elaborato, creare il file di chiusura del CD e su questo appone la marca temporale in grado di dimostrare la tempistica di esecuzione.
Un CD mensile sostituirà per lo studio migliaia i fogli da stampare (costi e tempi) e da conservare (cartolari ed armadi dedicati). Meno carta e più efficienza, in quanto come su tutti gli altri documenti che vengono archiviati, lo studio sarà in grado di ricercare, filtrare e stampare tutto ciò di cui ha bisogno senza le perdite di tempo delle ricerche in archivi cartacei.
In occasione di eventuali ispezioni e verifiche da parte degli organi preposti, il consulente sarà in grado di estrarre i dati della ditta interessata, spostarli su un CD od in alternativa stamparli riuscendo a dimostrare chi ha generato i cedolini (firma digitale) ed in quale data ha provveduto alla generazione del libro unico del lavoro (marca temporale su file di chiusura).
Chi quotidianamente si trova di fronte alle problematiche del LUL, può comprendere a fondo la semplificazione ed i vantaggi che possono derivare dalla conservazione sostitutiva del libro unico del lavoro. Credo che si possa concludere che questo è un altro punto a favore della Conservazione Sostitutiva di cui sono (da sempre) un grande sostenitore.
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