L’attuale normativa, prevede l’obbligo delle scritture ausiliarie di magazzino per quelle aziende che (per due esercizi consecutivi) abbiano un volume di ricavi superiore a 5.164.568,99 e un valore rimanenze superiore a 1.032.913,80. Pena l’accertamento induttivo.
Le scritture ausiliarie consistono in registrazioni che permettano di ricostruire le variazioni nei valori degli inventari annuali evidenziando le quantità in entrata ed in uscita.
Le registrazioni devono avvenire entro un mese dalla reale movimentazione e dovranno essere riepilogate in opportuni registri (giornale, partitari) entro il termine di presentazione della denuncia dei redditi.
A questo punto viene spontaneo chiedersi come ci si deve comportare in caso di esenzione dall’obbligo. La risposta è nell’analisi di una buona procedura di magazzino, stabilire se le funzioni offerte siano compatibili con il normale iter aziendale e in loro si riscontri un beneficio per la propria azienda.
I punti essenziali di un software di gestione magazzino si possono riassumere in:
· Gestione delle vendite e delle rimanenze
· Valutazione delle rimanenze
· Previsioni di acquisto e relative consegne ai clienti
I benefici di queste funzioni sono evidenti in quanto oltre ad offrire un miglior servizio verso i propri clienti in termini di precisione nelle date di consegna, verrà agevolato il reparto commerciale avendo una disponibilità di scorte praticamente costante. Ma dal punto di vista gestionale il beneficio maggiore sarà la riduzione dei costi diretti ed indiretti.
I benefici maggiori non si avranno comunque nelle aziende strettamente commerciali (acquisto e rivendita di prodotti finiti) ma in quelle che prevedono un processo di trasformazione (acquisto materie prime e rivendita del prodotto finito).
Avremo quindi una relazione non omogenea tra i prodotti in ingresso e quelli in uscita. Anche dal punto di vista della movimentazione dovranno essere implementate opportune procedure automatiche di scarico che normalmente vengono chiamate distinte basi.
Un software di gestione del magazzino dovrà essere visto a livello aziendale come un input di informazioni essenziali col fine di ottimizzare le percentuali di ricarico, l’indice di rotazione, il rendimento lordo delle scorte.
Dovrà inoltre consentire una valutazione in base a diversi criteri come costo ultimo, costo medio ponderato, LIFO, FIFO e per le aziende di produzione in base al costo di produzione (generato oltre che dal costo merce anche dal costo ore impiegate).
In conclusione, una corretta gestione del magazzino sarà per l’azienda una vera innovazione gestionale con l’aumento dei ricavi (incremento delle vendite e ottimizzazione dei prezzi) e riduzione delle rimanenze. Sarà inoltre un sistema per aumentare la qualità del servizio offerto alla clientela (disponibilità di prodotti, precisione nei tempi di consegna) oltre che uno strumento per l’ottimizzazione del reparto commerciale (verifica scorte e previsione evadibilità richieste). Non per ultimo, una corretta gestione sarà un’inevitabile razionalizzazione delle normali procedure interne che porteranno pulizia in una gestione che ha una forte predisposizione a sporcarsi facilmente.
