InAzienda

Questa è la classica domanda che si pongono i nuovi utenti di un software gestionale ed alla quale cercherò di rispondere attraverso questo articolo.

 

I software sono basati su dei work flow che inevitabilmente impongono delle metodologie e che molto spesso non coincidono con quelle adottate abitualmente in azienda.

Personalmente credo che un compromesso sia la risposta più opportuna, in quanto se l’utente non presenta una predisposizione alla variazione delle proprie procedure operative, difficilmente trarrà un beneficio dall’utilizzo del sofware gestionale.

 

Alla stessa maniera, la flessibilità di un software nell’adattarsi alle normali procedure operative dell’utente, è senz’altro sinonimo di qualità dello stesso oltre ad incrementare notevolmente la percentuale di riuscita del risultato finale.

Resta comunque inteso che quando si sceglie un software gestionale, lo scegliamo perché crediamo in lui e riconosciamo in lui lo strumento adatto per migliorare la produttività della propria azienda.

 

Per meglio comprendere questo concetto pensiamo al seguente caso:

la registrazione di una fattura di vendita automaticamente richiede i dati relativi alla gestione del portafoglio attivo e dell’estratto conto cliente.

Consideriamo di attivare questa procedura in una realtà dove non siano mai stati gestiti le parti di portafoglio ed estratto conto in quanto la maggioranza delle fatture sono pagate per contanti.

 

Bene, l’utente potrà vedere questa innovazione come un aggravio operativo senza giustificazione o come una funzionalità interessante che permette una precisa gestione della percentuale di fatture senza il pagamento contanti.

 

Nel secondo caso l’utente riconoscendone la bontà si adatta alla nuova procedura, mentre nel primo caso dovrà il software adattarsi alle sue necessità evitando di richiedere i dati ritenuti inutili.

Il software che si adatta (entro certi limiti) alle esigenze dell’utente è quello che ritengo un software flessibile e che ne aumenta notevolmente le prestazioni.

 

Altra caratteristica essenziale di un software gestionale, è la possibilità di rimediare ai possibili errori attraverso opportune funzioni di modifica che dovranno essere semplici nell’utilizzo, ma che dovranno attivare in modo trasparente tutti gli opportuni controlli di conformità.

Ad esempio nella registrazione di una fattura di vendita già riportata nei registri iva o conteggiata nella liquidazione iva periodica, non dovranno essere utilizzabili le funzioni di modifica o annullamento.

 

In pratica, un software gestionale dovrà essere uno strumento che alza le qualità operative dell’azienda cercando di contrastare il meno possibile con le normali abitudini.

Ecco, in questo caso potremo essere di fronte ad un probabile matrimonio tra software ed azienda che produrrà dei benefici e che sarà visto di buon occhio da tutte le parti in causa.