In passato ho parlato delle opportunità offerte dall’archiviazione ottica dei documenti fiscali e della relativa conservazione sostitutiva, con questo articolo analizzo una soluzione esistente da tenere in considerazione per chiunque si avvicini a questo tipo di progetto.
TeamSystem Archivia Plus
Quando parliamo di Teamsystem immediatamente pensiamo al software gestionale, dove è una delle realtà indiscusse sia in ambito di aziende che di studi. Quello che non tutti sanno è l’esistenza di un’applicazione di questa software house specifica per l’archiviazione ottica dei documenti: ARCHIVIA PLUS.
Il software è perfettamente integrato con i gestionali Gamma, Multi e Redditi oltre alle più recenti linee Sprint ed Enterprise e consente l’archiviazione automatica dei documenti fiscali emessi da questi applicativi. Questo significa che qualsiasi stampa venga prodotta da uno di questi gestionali, può essere archiviata automaticamente all’interno di Archivia utilizzando le funzioni di Autospool.
Archivia Plus non si ferma a questo, consente infatti anche l’archiviazione di files provenienti da altre applicazioni con possibilità di fare un’indicizzazione manuale del file. Altra caratteristica importante è l’archiviazione massiva di documenti attraverso scanner specifici con indicizzazione automatica attraverso un barcode supplementare da abbinare al documento digitalizzato.
Le opportunità che offre sono ampie e veramente uniche per gli utilizzatori dei gestionali TeamSystem ma potrebbero risultare valide anche per chi sta utilizzando altri tipi di software. Ovviamente Archivia Plus completa il ciclo di lavoro mediante le funzioni di archiviazione a norma che consentono di passare da una semplice archiviazione ottica ad una conservazione sostitutiva.
Ho utilizzato il prodotto su diversi clienti e nelle ultime versioni si presenta in una forma più amichevole e meno complessa delle precedenti; se abbiamo le idee chiare sulle normative, Archivia Plus si rivelerà molto intuitivo e riusciremo ad ottenere i migliori risultati possibili.
Ulteriori informazioni sul prodotto sono ricavabili sul sito della software house (teamsystem.com) e per chi fosse interessato posso segnalare un concessionario che ha avuto diverse esperienze e che dispone di personale specializzato in grado di supportarvi.
Riepilogando, in Archivia troverete uno strumento di grande supporto per l’archiviazione dei documenti se siete degli utilizzatori dei gestionali TeamSystem, ma data la ricchezza di moduli specifici esistenti dovrebbe essere preso in considerazione da chiunque si avvicini al progetto di conservazione sostitutiva
