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L’attuale normativa consente la smaterializzazione dei documenti con rilevanza fiscale (registri/giornale/partitari/etc.) se il processo viene condotto in maniera corretta. Vediamo le regole base per poter procedere alla conservazione sostitutiva.

 

 Innanzi tutto facciamo una grande distinzione tra i documenti sopra elencati e le fatture emesse o ricevute che seguiranno un iter diverso nella metodologia e concentriamoci invece nel sottolineare i benefici di una simile gestione.

I termini archiviazione, conservazione e smaterializzazione si intrecciano in un processo che ha come scopo i seguenti punti:

•  archiviare su supporti dedicati (cd/dvd) le informazioni consentendone una successiva ricerca/visualizzazione e stampa.
•  conservare questi supporti nel tempo proprio come attualmente si fa per la carta e dando ai supporti un valore legale sostitutivo dell’originale.
•  ridurre la produzione di materiale cartaceo provvedendo immediatamente all’archiviazione

 

Archiviare un documento significa indicizzare in maniera logica un insieme di dati assegnandogli quelle informazioni necessarie alla successiva identificazione. Ad esempio nella stampa di un registro iva sarà necessario specificare la ditta di competenza, il periodo interessato nella stampa, il tipo di registro e tutte quelle informazioni si riterranno utili.

Conservare un documento significa trasferirlo su un supporto che ne garantisca la visibilità nel tempo, che impedisca la sua modifica o cancellazione e che abbia tutti quei requisiti che la normativa impone (firma digitale, marche temporali, etc.)

 

Senza scendere troppo nel particolare diciamo che il processo di archiviazione sostitutiva deve completarsi entro l’anno successivo del periodo di competenza (ad esempio i registri anno 2008 avranno come scadenza il 31-12-2009). Inoltre su ogni  archivio omogeneo dovrà essere prevista una firma digitale del responsabile che certifichi la proprietà del supporto ed una marca temporale in grado di dimostrare il momento in cui si è concluso il processo.

 

Ultimamente sul mercato si iniziano a vedere dei software specifici di archiviazione sostitutiva integrati con il gestionale che snelliscono notevolmente il processo. In pratica i documenti che generiamo dal gestionale si trasformano in file che vengono automaticamente archiviati e sui quali resterà solo da concludere il processo di conservazione nei tempi opportuni. Ovviamente questi argomenti meritano un approfondimento futuro che non mancherà di concretizzarsi attraverso articoli specifici.

 

In conclusione parliamo delle fatture che come abbiamo sopra detto, dovranno seguire un iter leggermente diverso. Infatti la normativa prevede che per evitare la presenza cartacea dei documenti, dovremo procedere alla loro archiviazione quindicinalmente oppure provvedere in qualsiasi momento alla loro smaterializzazione attraverso la scansione e all’archiviazione delle fatture cartacee come file scansionati.

 

In futuro cercheremo di affrontare operativamente tutte le fasi indispensabili per effettuare correttamente il processo di conservazione sostitutiva, ma ovviamente attraverso un commento sarà possibile richiedere un chiarimento immediato su specifici argomenti.