In un precedente articolo avevo illustrato i benefici che un’azienda può ricavare dall’attivazione di un processo di archiviazione sostitutiva dei documenti fiscali, ma questa innovazione può essere vista come una nuova opportunità di mercato.
Normalmente un’azienda elenca tra i propri consulenti un commercialista che sicuramente provvederà alla tenuta, per conto del cliente, di tutti gli adempimenti riguardanti i redditi, le paghe ed a volte anche quelli fiscali. Questo si traduce in una montagna di carta presente nello studio commerciale da custodire ed un giorno sicuramente da restituire al legittimo proprietario.
Bene, l’attivazione di un processo di archiviazione e conservazione sostitutiva presso lo studio dei documenti del cliente, può risolvere una grande problematica di spazio per il consulente.
Immaginiamo di archiviare il ciclo passivo e attivo delle fatture, i partitari, i registri, il giornale, il magazzino ed i redditi di ogni cliente; questo si traduce nel sostituire tutta una serie di cartolari se non di armadi in supporti ottici ad esempio DVD.
Il beneficio per lo studio è evidente ma questo fa nascere delle possibili domande alle quali cercheremo di dare risposta:
- Cosa succede al momento di una verifica?
- Cosa restituisco al cliente se non dispongo del supporto cartaceo?
- Chi dovrà sostenere il costo del software di gestione?
Cominciamo col dire che dopo un inevitabile periodo di rodaggio del sistema, lo studio riuscirà a gestire l’intero processo in tempi ristretti in quanto avendo già le informazioni digitali disponibili (contabilità, redditi,etc.) l’archiviazione potrà essere totalmente automatizzata attraverso l’abbinamento dell’informazione esistente con l’immagine reale del documento. Allo studio resterà solo di produrre i supporti sostitutivi nei tempi richiesti dalla legge.
In caso di eventuale verifica, lo studio attraverso la fornitura degli appropriati supporti digitali riuscirà a dimostrare la paternità del supporto, la data di creazione e tutte le informazioni sia a livello di immagine che di dati. Riuscirà a dimostrare che il soggetto ha quindi adottato il processo di conservazione sostitutiva, che questo è stato adottato seguendo le corrette procedure richieste e che perciò i documenti forniti sono legalmente sostitutivi di quello cartaceo.
Al cliente potrà essere restituito annualmente o quando si renda necessario il supporto contenente tutti i documenti della propria azienda che sarà in grado di consultare, ricercare e stampare attraverso opportuno software presente sul supporto. Il cliente avrà precedentemente solo dovuto nominare lo studio come responsabile del processo di conservazione attraverso opportuna lettera di incarico.
Per quanto riguarda il costo del software, lo studio lo vedrà spalmato sui canoni dei clienti da cui riceve l’incarico e come ogni progetto che si rispetti avrà un proprio punto di pareggio costituito da un certo numero di incarichi. Oltre sarà addirittura guadagno. Avremo quindi risolto un problema allo studio, offerto un nuovo servizio ai clienti (ritorno di immagine) e tutto questo con un incremento dei ricavi.
Pensate cosa era successo qualche anno fa con la legge sulla privacy, molti studi hanno iniziato ad occuparsi della normativa per conto dei propri clienti dietro un corrispettivo annuale. Sfruttando l’archiviazione sostitutiva si può creare un identico scenario con in più un beneficio in termini di spazio e forse economici (ho addirittura sentito parlare di stanze archivi in affitto) per lo studio.
E proprio come successe per la legge 196/03 (vi ricordate i consulenti privacy) potremo vedere la nascita di nuove figure professionali che si presenteranno nelle aziende come consulenti conservazione sostitutiva e responsabili esterni.
Tutto questo è quello che intendo per una nuova opportunità di business sia per gli studi commerciali che per i consulenti esterni.
